Skrócenie czasu audytu dostawców z 14 dni do 26 godzin
Wdrożyliśmy automatyczny system weryfikacji compliance dla sieci handlowej. Zastąpiliśmy ręczne wypełnianie ankiet precyzyjnym skanowaniem certyfikatów.
Zarząd Retail-North Grupa tracił setki godzin rocznie na ręczne sprawdzanie papierów od 347 dostawców. Conner Whitlock wprowadził system, który robi to samo w jeden dzień, eliminując błędy ludzkie i ryzyko prawne. Twarde fakty na stół: bezpieczeństwo danych wzrosło, a biurokracja zniknęła.
Wyzwanie
W lipcu 2024 roku sieć handlowa zmagała się z chaosem w dokumentacji. Każdy z 347 dostawców musiał przechodzić audyt bezpieczeństwa raz w roku, co opierało się na wysyłaniu długich arkuszy Excel i czekaniu na odpowiedzi średnio 14 dni roboczych. Zespół compliance poświęcał na to 34 godziny tygodniowo, a mimo to 12% certyfikatów w bazie było już nieaktualnych. Brakowało jednego miejsca, gdzie zarząd mógłby sprawdzić, kto realnie ma dostęp do systemów firmy, a kto powinien zostać odcięty trzy miesiące temu.
Podejście
Zespół Conner Whitlock wszedł do akcji w sierpniu 2024. Zamiast pisać kolejne teoretyczne procedury, zrobiliśmy inwentaryzację wszystkich podmiotów i wybraliśny 5 krytycznych punktów styku, które faktycznie zagrażały danym firmy. Rozmawialiśmy z działem logistyki i IT, żeby zrozumieć, gdzie dokładnie proces utyka. Postawiliśmy na automatyczną weryfikację zamiast proszenia ludzi o przepisywanie danych z maili do tabelki. Sprawdzamy co działa, a co nie, dlatego odrzuciliśmy 14 zbędnych pytań z ankiet, które tylko marnowały czas.
Rozwiązanie
Uruchomiliśmy dedykowany panel weryfikacyjny, który sam pobiera i analizuje dokumenty od kontrahentów. System skanuje przesłane certyfikaty ISO i polisy ubezpieczeniowe w 3.2 sekundy, wyłapując literówki i wygasłe daty. Jeśli dostawca nie prześle aktualnych dokumentów, system automatycznie blokuje możliwość wystawienia nowej faktury w panelu logistycznym. To prosta, ale skuteczna metoda, która wymusiła porządek u 97.4% dostawców w niecały miesiąc. Całość danych trzymamy na bezpiecznych serwerach w Warszawie, zgodnie z polskimi realiami prawnymi.
Rezultaty
Proces audytu przestał być hamulcem dla działu zakupów. Teraz pełna weryfikacja nowego podmiotu trwa 26 godzin, a zespół compliance odzyskał 29 godzin tygodniowo na realną pracę nad bezpieczeństwem zamiast pilnowania Excela.
Harmonogram
-
05.08.2024Warsztaty z działem compliance i analiza 347 teczek dostawców
-
18.08.2024Uruchomienie prototypu systemu skanującego PDF-y
-
01.09.2024Integracja blokady fakturowania dla niezweryfikowanych podmiotów
-
15.09.2024Szkolenie zespołu i oficjalne przekazanie systemu do użytku
"Bałem się, że uszczelnienie zasad spowolni nam łańcuch dostaw. Stało się odwrotnie. Teraz wiemy dokładnie, kogo wpuszczamy do systemów, a papierologia praktycznie zniknęła."